Vorstellungsgespräch 2: Ablauf und Gesprächsphasen

In dieser zweiten Fortsetzung zum Leitartikel ‚Das Vorstellungsgespräch – Ihre Vorbereitung‘ wollen wir uns einzelne Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch ansehen. Da in einem Vorstellungsgespräch immer unterschiedliche Menschen zusammenkommen, gibt es kein Patentrezept für den Gesprächsablauf. Außer der Begrüßungs- und der Verabschiedungs-Phase gestaltet der Personalentscheider seinen persönlich bevorzugten Ablauf. Auch können je nach Gesprächsdynamik Schwerpunkte spontan gesetzt werden und Themen ineinandergreifen. Dennoch gibt es grundsätzliche „Überschriften“, hier Gesprächsphasen genannt, die sich in jedem Vorstellungsgespräch finden. Die nachfolgenden Ausführungen sollen Sie dabei unterstützen, sich persönlich und inhaltlich auf diese Phasen vorzubereiten. Werden Sie also zu dem Musiker, der die Sonate Ihrer Berufs-Biografie rauf und runter spielen kann. So wissen Sie immer unabhängig von zeitlichen und thematischen Abläufen wie Sie Ihre Stärken betonen können.Bereiten Sie sich auf folgende Gesprächsphasen vor:

Begrüßung / Warm-up

„Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.“
Bereits bei der Begrüßung tauschen wir bewusst und unbewusst Signale aus. In der Begrüßungsphase werden ein paar Sätze zum Wetter, zur Anfahrt, o.ä. ausgetauscht. Diese Smalltalk-Phase ist nicht faktisch zielgerichtet. Doch beide Gesprächsparteien können sich einen Eindruck zu der persönlichen Wirkung des anderen machen; hier treffen wir unbewusst bereits die Entscheidung über Sympathie und Antipathie. Achten Sie also darauf, wie Ihr erster Impuls in Bezug auf Ihren Gesprächspartner ist – eher anziehend / sympathisch oder eher distanzierend / antipathisch. Sollte es sich bei Ihrem Gegenüber um den zukünftigen Vorgesetzten handeln ist Ihre Gefühlswahrnehmung von besonderer Bedeutung für Ihre spätere Entscheidungsfindung.
Sie selbst sollten sich freundlich, offen und zugewandt verhalten, ohne jedoch der Versuchung zu erliegen, ins plaudern abzuschweifen. Antworten Sie höflich und angemessen, und überlassen Sie die Gesprächsführung Ihrem Gastgeber.

Vorstellung des Unternehmens

Ihr Gesprächspartner schildert möglicherweise Hintergründe

  • zur Historie des Unternehmens,
  • zu verschiedenen Unternehmensbereichen,
  • zu Zukunftsziele, Werten und
  • zu der Führungskultur des Unternehmens.

Bleiben Sie bei der Vorstellung des Unternehmens aufmerksam. Aus diesen Informationen können für Sie weiterführende Fragen und Entscheidungskriterien entstehen.
Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt sich selbst und Ihren Werdegang noch nicht vorgestellt haben, so empfehle ich Ihnen, Ihre Fragen zurückzustellen. Im weiteren Verlauf werden Sie diese im Zusammenhang mit dem Aufgabenbereich der Position stellen können.

Vorstellung des Bewerbers

Häufig werden Sie auch zu Beginn des Gespräches aufgefordert, von sich zu erzählen. In dieser Phase haben sie die Möglichkeit, den Focus auf wesentliche Aspekte Ihrer bisherigen Berufserfahrung zu lenken. In der Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch erinnere ich die Kandidaten immer wieder daran: „Ihre Vita muss eine gute Geschichte sein!“ Hierauf gehe ich in Schritt 3 dieses Artikels im Einzelnen ein.
Hier zunächst das Was und Wie zu Ihrer Selbstvorstellung:

  • Sie müssen Ihren Werdegang in allen Facetten in- und auswendig kennen. Es wäre eine für Sie unangenehme Gesprächssituation, wenn der Personaler Ihre Berufsstationen besser kennt, als Sie selbst oder Sie sogar vom Lebenslauf abweichende Fakten nennen.
  • Sie müssen Ihren persönlichen Roten Faden zu Ihrer Vita entwickelt haben. Auch wenn manche Lebensläufe wenig geradlinig oder zielgerichtet erscheinen, so gibt es doch in der Biografie immer ein übergeordnetes Motiv. Viele Bewerber haben dies für sich noch nicht erarbeitet. Doch Ihre Vita hört sich überzeugender an, wenn Sie die Zusammenhänge schlüssig darstellen können.
    Dazu gehört auch, dass Sie besonders die Übergänge sinnvoll darstellen können, wie z.B. die Stellenwechsel, Umschulungen, Branchenwechsel, etc..
    Wie begründen Sie wichtige Entscheidungen?
    Bereiten Sie sich darauf vor, Fragen die durch Ihren Lebenslauf entstehen könnten, vorwegzunehmen. Bsp: „Vielleicht haben Sie sich gefragt, warum ich damals diese … Entscheidung getroffen habe?….Ihre schlüssige Erklärung folgt.“
  • Wo beginnen Sie Ihre Selbstvorstellung? Die Schulbildung und ggf. das Elternhaus ist nur für Ausbildungs- bzw. Berufseinsteiger interessant. Ab welchem Punkt Ihrer Vita ist Ihr Werdegang für die betreffende Position interessant? Je nach fachlicher Ausrichtung ist es ratsam mit dem Studienschwerpunkt zu beginnen.
  • Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Selbstpräsentation auf die Anforderungen der ausgeschriebenen Position. Denken Sie an den Einleitungstext dieser Artikelreihe. Ein guter Verkäufer focussiert auf den Nutzen, den das Produkt für den Käufer hat. Evtl. können Sie Zusammenhänge herstellen, zu dem was Sie bereits über das Unternehmen wissen. Wenn Sie also über Ihre beruflichen Stationen sprechen, lassen Sie ein Bild über den Erfahrungsbereich entstehen, mit dem Sie den betreffenden Aufgabenbereich ausfüllen werden.
    Welche Qualifikation bringen Sie mit?
    Was haben Sie bisher erreicht?
    Wodurch sind Sie zu dem geworden, der Sie heute sind?
    Führen Sie Erfahrungs-Beispiele an, wie z.B. schwierige Entscheidungs-, Führungs- oder Präsentationssituationen, die Sie gemeistert haben. Aus Misserfolgen oder Fehlentscheidungen können Sie Ihre Erfahrungsreife ableiten.
  • Neben den fachlichen Kompetenzen, schildern Sie auch wie Ihre persönlichen Fähigkeiten dem Unternehmen nutzen. Was macht Ihre Person aus? Was ist Ihnen wichtig? Durch welche Charaktereigenschaften sind Sie als Person überzeugend? In welchen Situationen hat Ihre Charakterstärke zum Erfolg geführt?
    Auch zu den persönlichen Kompetenzen sollten Sie berufliche Beispiele wählen. Beschränken Sie sich bei Ihren Ausführungen auf das Wesentliche für die zukünftige Position.

Fragen zum Lebenslauf und zur Motivation des Bewerbers

Nach Ihrer Selbstvorstellung werden vertiefende Fragen gestellt, wie beispielsweise Fragen zum bisherigen Arbeitsgeber und zu Ihrer Wechselmotivation.
Auch werden vertiefende Fragen zu Ihrer Qualifikation und Ihren Kompetenzen gestellt. Möglicherweise werden Fachfragen erörtert oder man wechselt in die relevante Fremdsprache, oder es werden bestimmte Arbeitsbeispiele abgefragt.
Auch werden meist Fragen gestellt zu Ihrer Persönlichkeit, Ihrem familiären Hintergrund, Ihrer Freizeitgestaltung, Ihren Werten, Ihren Stärken und Schwächen. Es gibt hierzu bereits viele Verhaltensempfehlungen, teilweise sogar mit Antwortbeispielen. Doch stereotypische Antworten sind auch Ihrem Gesprächspartner bekannt. Ich empfehle Ihnen, sich selbstbewusst und authentisch zu zeigen. Sie sollten sich also selbst, Ihre Motive und persönlichen Ausprägungen gut kennen.

Beschreibung zur vakanten Position

In dieser Phase des Gespräches erhalten detailliertere Informationen zu der betreffenden Position. Folgende Fragen werden Ihnen i.d.R. beantwortet:

  • Gibt es eine Aufgaben- bzw. Stellenbeschreibung?
  • Wie ist der Kompetenz-, Verantwortungs-, Entscheidungsbereich der Position?
  • Wer ist der direkte Vorgesetzte? Wer arbeitet Ihnen zu? Wem arbeiten Sie zu?
  • Welche Positionen gibt es auf gleicher Hierarchiestufe? Gibt es ein Organigramm?
  • Wer gehört zum Team? Wie viele Mitarbeiter führt der Positionsinhaber und welchen Hintergrund haben die Mitarbeiter?
  • Wie erfolgt die Einarbeitung?
  • Warum ist die Position vakant? Gibt es evtl. einen vorliegenden Konflikt, der Auswirkungen auf die Akzeptanz des neuen Stelleninhabers hat?
  • Was erwartet das Unternehmen von Ihnen? Welche Ziele werden verfolgt?

Konditionen und Rahmenbedingungen

Wenn Sie Ihre Kündigungsfrist kennen und eine realistische und selbstbewusste Einkommenserwartung haben, sind Sie auf die Gesprächsphase zu Konditionen und Rahmenbedingungen gut vorbereitet.
Je nach Position geht es meist im ersten Gespräch nur um die Fragen zum Jahreseinkommen und zu dem möglichen Eintrittstermin. Sollte sich ihr Gesprächspartner nicht näher dazu äußern, vermeiden Sie hier Nachfragen zu Sozialleistungen oder anderen Einzelheiten. Oft werden die Details zu den Rahmenbedingungen in einem zweiten Gespräch erörtert, in dem es dann auch um die Einzelheiten der Vertragsgestaltung geht. Dies gilt natürlich nicht für Arbeitsstellen im niedrigeren Lohnbereich. Hier sind Fragen zu Sozialleistungen und Sonderzahlungen entscheidungsrelevant und Sie sollten sich nicht scheuen, Einzelheiten zu erfragen.
Unabhängig davon, ob ein oder mehrere Vorstellungsgespräche geführt werden: Vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages müssen folgende Fragen geklärt sein:

  • Eintrittstermin, Probezeit, Befristung
  • Gehalt, Anteile fest/variabel, Sonderzahlungen, 13. Gehalt, PKW, Sozialleistungen
  • Arbeitszeiten, Gleit- und Kernarbeitszeiten, Überstundenregelung
  • Arbeitsplatz, Arbeitsort

Fragen des Bewerbers

In der Regel fragt Ihr Gesprächspartner Sie zum Ende des Gespräches, ob Sie noch Fragen haben.
Ihre Fragen ergeben sich aus Ihren Erwartungen an die Position und dem was Sie bisher gehört haben. Wenn Sie entscheidungsrelevante Fragen haben, ist jetzt der Zeitpunkt, diese zu stellen.
Oft wurden die Fragen im Laufe des Gespräches bereits beantwortet. In diesem Fall, können Sie verneinen und sich für die ausführlichen Informationen bedanken. Sie können an dieser Stelle ggf. kurz ausführen, welche Informationen für Sie besondere Relevanz haben und wie sich diese positiv auf Ihr Interesse an der Position auswirken.
Denken Sie sich bitte keine „typischen“ Fragen aus, nur weil Sie glauben, Fragen stellen zu müssen. Das schwächt Ihre Authentizität; es wird einem bisher überzeugenden Gespräch einen eigenartigen Beigeschmack geben und kann ein eher schwaches Gespräch nicht retten.

Verabschiedung / Gesprächsende

Seien Sie nicht enttäuscht, wenn das Gespräch ohne ein konkretes Vertragsangebot zu Ende geht. In der Regel wird im ersten Gespräch noch keine Einstellungsentscheidung getroffen. Man bekundet das gegenseitige Interesse und bespricht das weitere Vorgehen. Bedanken Sie sich für das Gespräch und verabschieden Sie sich freundlich von Ihrem Gesprächspartner.
Hinweis: Falls Sie nicht in einem Beruf mit niedrigem Lohnniveau tätig sind, vermeiden Sie an dieser Stelle die Frage nach der Reisekostenerstattung. Sollten die Kosten ungewöhnlich hoch sein, sollten Sie dies im Vorfeld geklärt haben. Ansonsten können Sie Ihre Aufwandabrechnung nach Ablauf des gesamten Bewerbungsprozesses einreichen.

Bitte beachten Sie: Als Bewerber im Vorstellungsgespräch sollten Sie nicht den Gesprächsablauf dominieren wollen. Sie sind Gast und achten die Gepflogenheiten des Gastgebers. Doch sollte Ihr Gesprächspartner Ihre persönlichen Grenzen überschreiten, z.B. durch ein Stressinterview, unangemessene Provokationen, persönliche Attacken oder sexuelle Anspielungen, werden Sie nach eigenem Ermessen das Gespräch höflich aber bestimmt beenden.

Der zeitliche Rahmen des Vorstellungsgespräches kann sehr unterschiedlich sein. Je nach Position und Unternehmen kann ein Gespräch zwischen 30 und 90 Minuten dauern. Manche Personalentscheider nehmen sich bereits im ersten Termin viel Zeit, andere bevorzugen für das erste Kennenlernen ein Kurzinterview.

Wenn Sie grundsätzlich gut auf die beschriebenen Gesprächsphasen vorbereitet sind, können Sie sich unabhängig vom Gesprächsablauf jederzeit authentisch und selbstbewusst zeigen. Sie wissen was Sie wollen und was Sie an Kompetenzen zu bieten haben. Sie können den Roten Faden zu jeder Station ihres Werdegangs aufgreifen und Entwicklungen überzeugend schildern.

Im nächsten Teil dieser Artikelreihe finden Sie Anregungen zu Ihrer optimalen Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch.